Regulamin
1. Postanowienia ogólne
1. Konferencja Studenckie Onko-Forum 2022 (SOF22), zwana dalej Konferencją, jest organizowana przez Studenckie Koła Naukowe, związane z Narodowym Instytutem Onkologii im. Marii Skłodowkiej- Curie - Państwowym Instytutem Badawczym (NIO-PIB), zwane dalej Organizatorem.
2. Konferencja ma zasięg ogólnopolski i jest skierowana do studentów uczelni wyższych i młodych lekarzy, zainteresowanych szeroko rozumianą problematyką onkologiczną.
3. Konferencja odbędzie się w formie hybrydowej: stacjonarnie: 28 maja 2022 roku w NIO-PIB przy ulicy Roentgena 5, 02-781 w Warszawie; oraz online.
4. Językiem obowiązującym podczas sesji jest język polski.
5. Dopuszczalne formy prac to: prace oryginalne, prace przeglądowe oraz opisy przypadków.
6. Konferencja jest podzielona na następujące sesje tematyczne: onkologia kliniczna, chirurgia onkologiczna, radioterapia, onkologia eksperymentalna, epidemiologia i zdrowie publiczne, sesja prac przeglądowych, sesja case reports (opisy przypadków). W przypadku dużej ilości zgłoszeń organizatorzy zastrzegają sobie prawo do podziału prac na sesję ustną i plakatową. W zależności od ilości zgłoszeń sesje mogą ulec połączeniu.
7. Konferencja posiada swoją stronę internetową: https://pib-nio.pl/conferences/pl/sof2022/o-konferencji, zwaną dalej stroną internetową Konferencji, pełniącą rolę wyłącznie informacyjną.
8. Konferencja posiada stronę wydarzenia na Facebook’u : Studenckie Onko- Forum 2022 | Facebook, która jest preferowanym miejscem pozyskiwania informacji o wydarzeniu.
8. Konferencja posiada adres e-mail: sof@pib-nio.pl
9. Niniejszy regulamin stanowi integralną część zgłoszenia i uczestnictwa w Konferencji i obowiązuje wszystkich uczestników.
2. Uczestnictwo
1. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wypełnienie metryczki oraz zgody RODO dostępnych na stronie Studenckie Onko- Forum 2022 | Facebook oraz łączne przesłanie dokumentów na adres: sof.streszczenia@pib-nio.pl
2. Wyróżnia się 2 rodzaje uczestnictwa – bierne i aktywne.
3. Uczestnik aktywny:
a. zgłasza co najmniej jedno streszczenie (opis przypadku, praca przeglądowa lub praca oryginalna) poprzez formularz rejestracyjny udostępniony na stronie internetowej Konferencji
b. wygłasza zakwalifikowaną pracę w danej sesji,
c. otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa.
4. Uczestnik bierny:
a. zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny udostępniony na stronie wydarzenia na Facebook’u Studenckie Onko- Forum 2022 | Facebook
b. otrzymuje certyfikat biernego uczestnictwa.
5. Termin rejestracji uczestnictwa biernego upływa 20 maja 2022r. lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator poinformuje na swojej stronie internetowej.
6. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
3. Warunki rejestracji i kwalifikacji streszczeń
1. Zgodnie z punktem 1.4 Regulaminu Konferencji nadsyłane streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim.
2. Termin nadsyłania streszczeń upływa 10 kwietnia 2022r.
3. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminów. Wszelkie zmiany publikowane są na stronie internetowej Konferencji.
4. Streszczenia należy przesłać na adres email umieszczony na stronie wydarzenia.
5. Streszczenia prac należy przygotować dokładnie według poniższego szablonu:
- Tytuł streszczenia
- Autorzy pracy i afiliacje wg schematu:
Imię i nazwisko1, Imię i nazwisko2, …
1. Wydział, Katedra, Instytucja, Miejscowość
2. Wydział, Katedra, Instytucja, Miejscowość - Treść streszczenia
5.1 Streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Cel badań
c. Materiały i metody
d. Wyniki
e. Wnioski
5.2 Streszczenie pracy przeglądowej powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Opis problemu
c. Wnioski
5.3 Streszczenie opisu przypadku powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Opis przypadku
c. Wnioski
6. Streszczenie nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
7. Maksymalny limit znaków ze spacjami wynosi 2000. Do limitu nie wlicza się tytułu, autorów i afiliacji.
8. Każdy aplikujący może zgłosić dowolną ilość streszczeń.
9. Do zgłoszenia należy dołączyć skan pisemnej zgody na przetwarzanie danych osobowych podpisanej przez Autora Prezentującego oraz wszystkich Współautorów pracy. Druk zgody stanowi załącznik do Regulaminu. Skan zgody należy przesłać na adres sof.streszczenia@pib-nio.pl wraz z wypełnioną metryczką.
10. Kwalifikacja streszczenia następuje na podstawie oceny wystawionej przez recenzentów – Komitet Naukowy złożony z pracowników NIO-PIB.
11. Organizator kwalifikuje prace do sesji ustnej lub plakatowej.
12. Każdy aplikujący zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji (do poszczególnej sesji oraz formy prezentacji) drogą e-mailową nie później niż 1 maja 2022 roku.
13. Streszczenia zakwalifikowanych do prezentacji prac zostaną opublikowane w formie suplementu do czasopisma “Nowotwory. Journal of Oncology (100 punktów MEiN). Organizator zastrzega sobie prawo do publikacji książki streszczeń zawierającej zakwalifikowane streszczenia prac w postaci wydrukowanej oraz elektronicznej na stronie Konferencji.
14. Organizator, Redakcja i Wydawca Suplementu nie ponoszą odpowiedzialności za poprawność przesłanych przez autorów danych osobowych, nazw afiliowanych instytucji oraz treści streszczeń.
4. Warunki prezentacji prac w sesji ustnej
1. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
2. Preferowaną formą prezentacji jest prezentacja osobista w miejscu odbywania się konferencji. W wybranych uzasadnionych przypadkach, dopuszczalna jest prezentacja w formie online.
3. Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna wraz z przygotowanym pokazem slajdów. Przygotowaną prezentację należy wysłać w formacie ppt. lub pdf. na adres mailowy Konferencji najpóźniej do 22 maja 2022 roku.
4. Każdą prezentację wygłasza jeden z Autorów pracy wskazany uprzednio w formularzu rejestracyjnym. W przypadku niedyspozycji wskazanego Autora prezentującego, dopuszczalna jest prezentacja pracy przez Współautora streszczenia.
5. Czas trwania prezentacji wynosi maksymalnie 7 minut.
6. Czas trwania dyskusji po prezentacji wynosi maksymalnie 3 minuty.
7. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku zgodnym z programem Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu przeznaczonego na prezentację i dyskusję, w zależności od ilości zgłoszonych prac i poinformuje o tym nie później niż 1 maja 2022 roku.
9. Wszelkie zmiany dotyczące prezentacji pracy powinny zostać niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.
5. Warunki prezentacji prac w sesji plakatowej
1. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
2. Prefrowaną formą prezentacji jest prezentacja osobista w miejscu odbywania się konferenjci. W wybranych uzasadnionych przypadkach, dopuszczalna jest prezentacja w formie online.
3. Przygotowany poster należy wysłać w formie elektronicznej, w formacie pdf na adres mailowy Konferencji najpóźniej do 22 maja 2022 roku.
4. Każdą prezentację wygłasza jeden z Autorów pracy wskazany uprzednio w formularzu rejestracyjnym. W przypadku niedyspozycji wskazanego Autora prezentującego, dopuszczalna jest prezentacja pracy przez Współautora streszczenia.
5. Czas prezentacji plakatu wynosi maksymalnie 3 minuty.
6. Czas trwania dyskusji wynosi maksymalnie 2 minuty.
7. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku zgodnym z programem Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu przeznaczonego na prezentację i dyskusję, w zależności od ilości zgłoszonych prac i poinformuje o tym nie później niż 1 maja 2022 roku.
9. Wszelkie zmiany dotyczące prezentacji pracy powinny zostać niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.
6. Zasady przebiegu Konkursu Prac
1. Każda prezentowana praca zostanie oceniona przez recenzentów wskazanych przez Komitet Organizacyjny i Naukowy.
2. W każdej sesji przyznane zostaną maksymalnie 3 nagrody główne.
3. Komitet Naukowy ma prawo przyznać dodatkowe wyróżnienia.
4. Organizator nie przewiduje odwołań od decyzji Komitetu Naukowego.
7. Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji o czym poinformuje na stronie internetowej Konferencji.
2. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Organizatora.
3. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej Konferencji.
2. Konferencja ma zasięg ogólnopolski i jest skierowana do studentów uczelni wyższych i młodych lekarzy, zainteresowanych szeroko rozumianą problematyką onkologiczną.
3. Konferencja odbędzie się w formie hybrydowej: stacjonarnie: 28 maja 2022 roku w NIO-PIB przy ulicy Roentgena 5, 02-781 w Warszawie; oraz online.
4. Językiem obowiązującym podczas sesji jest język polski.
5. Dopuszczalne formy prac to: prace oryginalne, prace przeglądowe oraz opisy przypadków.
6. Konferencja jest podzielona na następujące sesje tematyczne: onkologia kliniczna, chirurgia onkologiczna, radioterapia, onkologia eksperymentalna, epidemiologia i zdrowie publiczne, sesja prac przeglądowych, sesja case reports (opisy przypadków). W przypadku dużej ilości zgłoszeń organizatorzy zastrzegają sobie prawo do podziału prac na sesję ustną i plakatową. W zależności od ilości zgłoszeń sesje mogą ulec połączeniu.
7. Konferencja posiada swoją stronę internetową: https://pib-nio.pl/conferences/pl/sof2022/o-konferencji, zwaną dalej stroną internetową Konferencji.
8. Konferencja posiada adres e-mail: sof@pib-nio.pl
9. Niniejszy regulamin stanowi integralną część zgłoszenia i uczestnictwa w Konferencji i obowiązuje wszystkich uczestników.
2. Uczestnictwo
1. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego na stronie internetowej Konferencji https://pib-nio.pl/conferences/pl/sof22
2. Wyróżnia się 2 rodzaje uczestnictwa – bierne i aktywne.
3. Uczestnik aktywny:
a. zgłasza co najmniej jedno streszczenie (opis przypadku, praca przeglądowa lub praca oryginalna) poprzez formularz rejestracyjny udostępniony na stronie internetowej Konferencji
b. wygłasza zakwalifikowaną pracę w danej sesji,
c. otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa.
4. Uczestnik bierny:
a. zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny udostępniony na stronie internetowej Konferencji,
b. otrzymuje certyfikat biernego uczestnictwa.
5. Termin rejestracji uczestnictwa biernego upływa 20 maja 2022r. lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator poinformuje na swojej stronie internetowej.
6. Udział w Konferencji jest bezpłatny.
3. Warunki rejestracji i kwalifikacji streszczeń
1. Zgodnie z punktem 1.4 Regulaminu Konferencji nadsyłane streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim.
2. Termin nadsyłania streszczeń upływa 10 kwietnia 2022r.
3. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminów. Wszelkie zmiany publikowane są na stronie internetowej Konferencji.
4. Streszczenia należy przesłać za pomocą formularza rejestracyjnego umieszczonego na stronie Konferencji.
5. Streszczenia prac należy przygotować dokładnie według poniższego szablonu:
-
Tytuł streszczenia
-
Autorzy pracy i afiliacje wg schematu:
Imię i nazwisko1, Imię i nazwisko2, …
1. Wydział, Katedra, Instytucja, Miejscowość
2. Wydział, Katedra, Instytucja, Miejscowość -
Treść streszczenia
5.1 Streszczenie pracy oryginalnej powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Cel badań
c. Materiały i metody
d. Wyniki
e. Wnioski
5.2 Streszczenie pracy przeglądowej powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Opis problemu
c. Wnioski
5.3 Streszczenie opisu przypadku powinno składać się z następujących części:
a. Wstęp
b. Opis przypadku
c. Wnioski
6. Streszczenie nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć.
7. Maksymalny limit znaków ze spacjami wynosi 2000. Do limitu nie wlicza się tytułu, autorów i afiliacji.
8. Każdy aplikujący może zgłosić dowolną ilość streszczeń.
9. Do zgłoszenia należy dołączyć skan pisemnej zgody na przetwarzanie danych osobowych podpisanej przez Autora Prezentującego oraz wszystkich Współautorów pracy. Druk zgody stanowi załącznik do Regulaminu. Skan zgody należy przesłać na adres sof.streszczenia@pib-nio.pl
10. Kwalifikacja streszczenia następuje na podstawie oceny wystawionej przez recenzentów – Komitet Naukowy złożony z pracowników NIO-PIB.
11. Organizator kwalifikuje prace do sesji ustnej lub plakatowej.
12. Każdy aplikujący zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji (do poszczególnej sesji oraz formy prezentacji) drogą e-mailową nie później niż 1 maja 2022 roku.
13. Streszczenia zakwalifikowanych do prezentacji prac zostaną opublikowane w formie suplementu do czasopisma “Nowotwory. Journal of Oncology (100 punktów MEiN). Organizator zastrzega sobie prawo do publikacji książki streszczeń zawierającej zakwalifikowane streszczenia prac w postaci wydrukowanej oraz elektronicznej na stronie Konferencji.
14. Organizator, Redakcja i Wydawca Suplementu nie ponoszą odpowiedzialności za poprawność przesłanych przez autorów danych osobowych, nazw afiliowanych instytucji oraz treści streszczeń.
4. Warunki prezentacji prac w sesji ustnej
1. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
2. Preferowaną formą prezentacji jest prezentacja osobista w miejscu odbywania się konferencji. W wybranych uzasadnionych przypadkach, dopuszczalna jest prezentacja w formie online.
3. Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna wraz z przygotowanym pokazem slajdów. Przygotowaną prezentację należy wysłać w formacie ppt. lub pdf. na adres mailowy Konferencji najpóźniej do 22 maja 2022 roku.
4. Każdą prezentację wygłasza jeden z Autorów pracy wskazany uprzednio w formularzu rejestracyjnym. W przypadku niedyspozycji wskazanego Autora prezentującego, dopuszczalna jest prezentacja pracy przez Współautora streszczenia.
5. Czas trwania prezentacji wynosi maksymalnie 7 minut.
6. Czas trwania dyskusji po prezentacji wynosi maksymalnie 3 minuty.
7. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku zgodnym z programem Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu przeznaczonego na prezentację i dyskusję, w zależności od ilości zgłoszonych prac i poinformuje o tym nie później niż 1 maja 2022 roku.
9. Wszelkie zmiany dotyczące prezentacji pracy powinny zostać niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.
5. Warunki prezentacji prac w sesji plakatowej
1. Prezentacja pracy odbywa się w języku polskim.
2. Prefrowaną formą prezentacji jest prezentacja osobista w miejscu odbywania się konferenjci. W wybranych uzasadnionych przypadkach, dopuszczalna jest prezentacja w formie online.
3. Przygotowany poster należy wysłać w formie elektronicznej, w formacie pdf na adres mailowy Konferencji najpóźniej do 22 maja 2022 roku.
4. Każdą prezentację wygłasza jeden z Autorów pracy wskazany uprzednio w formularzu rejestracyjnym. W przypadku niedyspozycji wskazanego Autora prezentującego, dopuszczalna jest prezentacja pracy przez Współautora streszczenia.
5. Czas prezentacji plakatu wynosi maksymalnie 3 minuty.
6. Czas trwania dyskusji wynosi maksymalnie 2 minuty.
7. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku zgodnym z programem Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany czasu przeznaczonego na prezentację i dyskusję, w zależności od ilości zgłoszonych prac i poinformuje o tym nie później niż 1 maja 2022 roku.
9. Wszelkie zmiany dotyczące prezentacji pracy powinny zostać niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.
6. Zasady przebiegu Konkursu Prac
1. Każda prezentowana praca zostanie oceniona przez recenzentów wskazanych przez Komitet Organizacyjny i Naukowy.
2. W każdej sesji przyznane zostaną maksymalnie 3 nagrody główne.
3. Komitet Naukowy ma prawo przyznać dodatkowe wyróżnienia.
4. Organizator nie przewiduje odwołań od decyzji Komitetu Naukowego.
7. Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji o czym poinformuje na stronie internetowej Konferencji.
2. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Organizatora.
3. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej Konferencji.
ZAŁĄCZNIK 1 - ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH - plik można pobrać tutaj
Każdy współautor pracy wypełnia i podpisuje dokument. Skan zgody każdego autora (w jendym pliku) należy pzresłać na adres mailowy sof.streszczenia@pib-nio.pl